Brax Leineweber löst die Personalakte aus Papier durch die digitale Lösung für Personalakte ElPa ab.

Digitale Personalakte spart Zeit

BRAX Leineweber löst Personalakten in Papierform mit Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ab

  • Effizientere Prozesse durch smarte Umsetzung durch 2B Consulting Gmb aus Nordhorn

BRAX ist ein Key Player im Premium-Casual Segment, gegründet 1888 von Bernward Leineweber in Berlin. Das Head Office von BRAX befindet sich in Herford. Ab dem Jahr 1971 spezialisiert sich der heutige Anbieter für Premium Casual Bekleidung auf Hosen für Männer und Frauen. Basierend auf dem langjährigen Erfolg im Kernsegment Hose dehnt BRAX seine Stärken konsequent auf Knitwear, Shirts, Blusen und Outdoor aus. Weltweit präsentiert BRAX seine Produkte bei allen wichtigen Facheinzelhandelspartnern über Shop-in-Shops und Freestanding-Stores in Deutschland, Europa und Asien.


Insgesamt 1300 Mitarbeiter betreut das Personalmanagement bei BRAX Leineweber – bis 2015 geschah das übrigens ganz klassisch mit Personalakten in Papierform, die von Hand gepflegt wurden. „Da gab es viel Potenzial“, sagt Marion Gruffke vom IT-Prozessmanagement bei BRAX Leineweber. „Denn natürlich hatte die Akte in Papierform einige Nachteile gegenüber neuen Lösungen. Ich kann die Print-Personalakte zum Beispiel nur einmal herausgeben, die Suche nach Details macht mehr Arbeit und ist mit den komfortablen Möglichkeiten von digitalen Akten nicht vergleichbar“, so die IT-Expertin. Für die dezentralen Standorte war aber auch der Zugriff auf die Daten der eigenen Mitarbeiter komplizierter als nötig.

Gemeinsam mit ihren Kollegen hatte sich Marion Gruffke deshalb viele Lösungen angeschaut und intensive Gespräche geführt, um die Personalakte ins Digitale zu heben und damit die Abläufe um das Themenfeld künftig einfacher und effizienter zu gestalten.


Know-how der 2B Consulting überzeugte

Auf der Suche nach einem Dienstleister hat BRAX Leineweber die Kompetenz von 2B Consulting aus Nordhorn überzeugt. Das Team hatte in Herford die Einführung einer digitalen Personalakte auf Basis des d.3ecm System demonstriert und dazu auch eine überzeugende Anbindung der Human Resources Software VEDA vorgestellt. „Wir sind sehr in die Details gegangen, hatten viele Fragen ­–­ und 2B Consulting hatte immer Lösungsmöglichkeiten. Die Kompetenz der Projektverantwortlichen hat uns schließlich überzeugt“, so Marion Gruffke.

Während BRAX Leineweber mit einem Dienstleister knapp 100.000 Seiten digitalisierte, setzte sich 2B Consulting an die Umsetzung von d.3ecm und machte das System fit für die Anforderungen der Modemarke. Mit beeindruckendem Ergebnis: Heute ist die Personalakte 2.0 die erste Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen: Zuständige Führungskräfte und die Personalabteilung haben per Mausklick einen unschlagbar komfortablen Zugriff auf sämtliche Daten – übrigens ohne die Datensicherheit aus dem Auge zu verlieren.

„Durch genau definierte Sicherheitseinstellungen und Zugriffsebenen können wir heute noch sehr viel individueller definieren, wer welche Details von Personalakten sehen darf. So können wir einen unbefugten Zugriff noch besser ausschließen“, so Marion Gruffke.


Digitalisierung macht Prozessabläufe smarter

Ein Mitarbeiter hat Schlüssel für einen Store oder das Hauptgebäude? Ein Filial-Kollege hat eine Fotokamera bekommen?

 

Die Herausgabe solcher Arbeitsmittel funktioniert dezentral, trotzdem können zuständige Mitarbeiter solche Informationen jetzt selbst mit wenigen Mausklicks der Personalakte hinzufügen. Zwischenschritte wie Telefonate oder Mails entfallen. Dank Volltextsuche können Verantwortliche außerdem schnell nachvollziehen, wer welche Hardware im Einsatz hat. Gleiches gilt zum Beispiel für die Überlassung  von Firmenwagen. Einen besonders schnellen Überblick gewährt außerdem ein speziell konzipiertes Deckblatt, das die wichtigsten Daten der Personalakte zusammenfasst und täglich aktualisiert wird.


Workflows sind echte Arbeitserleichterung

Die langwierige Suche nach Detailinformationen hat damit ein Ende, für Mitarbeiter sei das eine spürbare Zeitersparnis und Arbeitserleichterung, so Marion Gruffke. Sie und das Team aus dem IT-Prozessmanagement haben aber noch weitere Verbesserungsvorschläge. Denn schon bald werden durch individuell festgelegte Workflows Prozesse automatisiert: zum Beispiel sollen bei befristeten Mitarbeiterverträgen vollautomatisch Reminder via Email an die Entscheider geschickt werden, um fristgerecht reagieren zu können. Weitere  Workflows, etwa bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, sind in der Planung.

Ob die Personalgespräche dank der digitalen Personalakte heute nur noch mit dem Tablet in der Hand laufen? „Nein, das nicht“, sagt Gruffke. Denn hier zähle immer noch das persönliche Vier-Augen-Gespräch statt des Blickes auf iPad und Co.“, betont die IT-Expertin.

Das Projekt auf einen Blick

  •  d.3ecm ersetzt Personalakten in Papierform
  • Anbindung HR System VEDA an d.3ecm