Bugatti setzt auf d.3ecm für schnellere, effizientere und zuverlässigere Arbeit.

Dokumente perfekt im Griff

  • Bugatti GmbH optimiert Dokumentenmanagement durch neues Enterprise Content Management System d.3
  • Erfolgreiches System wird in allen Teilen der Gruppe übernommen
  • Umsetzung durch 2B Consulting GmbH aus Nordhorn

Der Name bugatti steht für hochwertige Herren- und Damenbekleidung. Das Unternehmen mit Hauptsitz im ostwestfälischen Herford ist Textiler mit langer Tradition. International aufgestellt, bringt bugatti mit großer Freude Innovationen im Bereich Bekleidung und Accessoires und wächst kontinuierlich. Immer gut aufgestellt zu sein, ist für das Unternehmen nicht nur im Hinblick auf Trends und Kollektionen wichtig. Auch hinter den Kulissen strebt bugatti nach Perfektion und optimiert stetig die Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Mit an Bord: Das Unternehmen 2B Consulting aus Nordhorn. Gemeinsam mit bugatti haben die IT-Experten das Dokumen-tenmanagement im Unternehmen auf eine neue, sehr effiziente Ebene gehoben.


„Das alte Archiv System RDARS konnte unsere hohen Anforderungen nach schneller, effizienter und verlässlicher Arbeit auf Dauer nicht mehr gerecht werden. Deshalb war klar, dass wir schnell auf ein neues System umsatteln wollten“, sagt IT-Leiterin Ellen Pallak. bugatti war auf der Suche nach einer Lösung, die die eingesetzten Funktionen des bestehenden Archivs beherrscht, nahtlos mit der  Buchhaltungssoftware fimox zusammenarbeitet und darüber hinaus die Arbeitsprozesse durch effizientes Workflowmanagement deutlich optimiert.

Gemeinsam mit Andre Bossink von 2B Consulting entschied sich bugatti für das System d.3 des deutschen Softwareherstellers d.velop. „Die Vorteile der d.3 Suite für bugatti sind vielfältig: Das Unternehmen bekommt eine umfassende Lösung mit modernen ECM-Funktionalitäten, die deutlich mehr kann als die klassische Archivierung“, betont Andre Bossink.

So hat der IT-Experte gemeinsam mit Ellen Pallak erste Szenarien umgesetzt, um die internen Prozesse mit intelligenten Workflows zu automatisieren. „Mit 2B Consulting haben wir einen zuverlässigen Partner, der uns intensiv zu Möglichkeiten des Workflowmanagements beraten hat und schnell in der Umsetzung war. Bei Fragen wurde uns auch auf kleinem Dienstagweg immer persönlich und schnell geholfen. Das brachte ein Ergebnis, das uns voll überzeugt hat und unsere Arbeitsprozesse deutlich gestrafft hat“, so Ellen Pallak.


Prozesse deutlich schneller machen

Zum Projektstart hatte das Team von 2B Consulting über eine durch 2B Consulting entwickelte Schnittstelle eine Million Dokumente vom alten Archiv ins d.3 übertragen. Diese sind jetzt revisionssicher und langzeitstabil in PDF/A abgelegt und können von ausgewählten Mitarbeitern über ihren d.3 Client recherchiert und bearbeitet werden. Auch auf die Eingangsrechnungen kann über den d.3 Client zugegriffen werden. Die Rechnungen werden zunächst validiert und laufen dann automatisiert in den Postfächern der zuständigen Abteilungen auf. Dort kann der Abteilungsleiter die Dokumente prüfen, per Mausklick freigegeben und anschließend wieder automatisch an die Buchhaltung übergeben. Sämtliche Dokumente sind dann direkt durch die durch 2B Consulting entwickelte Schnittstelle d.link for fimox  in der Buchhaltungssoftware hinterlegt.

„Neben der automatisierten Rechnungsfreigabe bietet d.3 weitere spannende Workflows, die Stück für Stück bei bugatti ausgerollt werden können“, betont Andre Bossink. Er und Ellen Pallak zeigen sich zufrieden mit dem Einsatz von d.3 bei bugatti und stecken schon in weiteren Planungen:  So soll die gut funktionierende Lösung auch in den anderen Teilen der Brinkmann-Gruppe - zu der neben bugatti auch Marken wie Pikeur, Wilvorst und Eduard Dressler gehören – Einzug  erhalten.


Das Projekt auf einen Blick

  • IBM i Archiv RDARS wurde durch d.3 abgelöst
  • Migration von ca. 1 Mio. Dokumenten aus dem Altarchiv
  • Anbindung  IBMi & fimox an d.3
  • revisionssicheren Langzeitspeicher auf iCASBsis