Esband Schlatterer ersetzt Warenwirtschaftssoftware durch d.3ecm.

Prozesssicherheit bei Max Schlatterer durch ein smartes digitales Datenmanagement

  • Die Max Schlatterer GmbH macht mit der Softwarelösung basierend auf „d.3ecm“ ihre internen Prozesse deutlich intelligenter
  • Kaufmännisches Datenmanagement durch Projektpartner 2B Consulting aus Nordhorn implementiert

Das Familienunternehmen Max Schlatterer aus Herbrechtingen in Baden-Württemberg agiert weltweit und definiert als Weltmarktführer die Qualitätsstandards in Sachen Hochleistungsriemen und -bänder. Der Unternehmenserfolg basiert vor allem auf dem hohen fachlichen Know-how und dem handwerklichen Können der rund 750 Mitarbeiter: Die Eigenmarke „Esband“ steht branchenweit für hochwertige Fertigung. Was das Unternehmen auszeichnet: Ein absoluter Innovationswille und eine konsequente Zukunftsorientierung mit smarten Prozessen für einen effizienten Arbeitsalltag.

 

Da liegt es nah, dass auch das Thema Digitalisierung hier einen hohen Stellenwert einnimmt. So entschied sich das Unternehmen Max Schlatterer, auch ihr Dokumentenmanagement auf den neusten Stand zu bringen, um so Prozesse künftig deutlich smarter abzuwickeln. Begonnen wurde zunächst im Einkauf und Vertrieb des Unternehmens. Als Projektpartner kamen hierfür die Nordhorner IT-Experten 2B Consulting an Bord, nachdem sich das 11-köpfige Projektteam aus Herbrechtingen einstimmig für eine Lösung des deutschen Herstellers d.velop entschieden hat. „Besonders die Usability hat uns alle hier überzeugt“, erklärt Projektleiter Sascha Skeledzija.


Individuelle Lösung sorgt für reibungslose Abläufe

Durch das Team der 2B Consulting wurde das ECM-System (Enterprise Content Management) d.3ecm mit Fokus auf die individuellen Unternehmensbedingungen im kaufmännischen Bereich eingeführt. Das Portfolio war hier sehr vielfältig: So sorgt etwa ein entsprechendes Outlook-Plug-in in für einen unkomplizierten Dokumentenversand. Dank angebundener OCR-Texterkennung ist es nun möglich, Dokumente zu indexieren und nach Inhalten zu durchsuchen. Mit Einführung des ECM-Systems wurde die auf DB/2 basierende Warenwirtschaftssoftware abgelöst. Eine Besonderheit, war der Umzug des Datenbanksystems DB2/400 auf einen MS SQL Server. „Nicht viele Unternehmen kennen sich in beiden Welten aus. Umso glücklicher waren wir zu erfahren, dass die 2B Consulting beide Systeme beherrscht“, so Skeledzija.


Aspekt „Sicherheit“ wurde jederzeit mitgedacht

Besonders, wenn neue digitale Prozesse eingeführt werden, ist das Thema Datenschutz präsent. Sorgen kamen bei dem Team aus Herbrechtingen jedoch nicht auf. „Wir fühlten uns auch beim Thema ‚Sicherheit‘ kompetent beraten“, bestätigt Projektauftraggeber Dirk Schwenne. So sorgen bei der neuen Systemlösung Verschlüsselungen und entsprechend sichere Software für einen rechtskonformen Umgang mit den Daten. Dass beispielsweise nun bei jeder Dokumentänderung die Bearbeitung dokumentiert wird und somit jederzeit nachvollziehbar ist, zeigt den klaren Vorteil dieser digitalen Lösung gegenüber einem herkömmlichen Ordnerschrank.


Reibungsloser Projektverlauf trotz 600 Kilometer Entfernung

Ein Systemwechsel bedeutet für die Mitarbeiter immer eine Umstellung und vielleicht auch eine Überwindung der Komfortzone. Doch was scheinbar negativ anmutet, hat durchaus einen sehr positiven Effekt, erklärt Sascha Skeledzija: „Man überdenkt seine Dokumentstrukturen und den Workflow und kann sich so auch weiterentwickeln.“ Auch Dirk Schwenne ist mit dem Verlauf des Projektes zufrieden: „Das Team von der 2B Consulting hat uns immer sehr gut mitgenommen. Und das, obwohl eine Entfernung über 600 Kilometer zwischen uns liegt. Es waren nur sehr wenige Vororttermine notwendig und trotzdem lief die Umsetzung und Beratung reibungslos.“ Ziel des Unternehmens war es dabei nicht primär Zeit zu sparen, sondern Abläufe intelligenter zu gestalten und eine Prozesssicherheit in den Abläufen zu gewinnen. Dieses Ziel ist erreicht. „Die 2B Consulting hat uns sehr unterstützt und dabei geholfen einen hohen Grad an Eigenständigkeit und Know-how aufzubauen“, so Schwenne. Das nächste Ziel der Firma Max Schlatterer: Alle Bereiche, in denen aktuell noch umfangreiche Papierdokumente gebraucht werden, wie zum Beispiel Fertigungspapiere, rechtliche Dokumente aus der Versandabwicklung und im Exportbereich, sollen künftig ebenfalls in die digitale Welt gehoben werden. „Wir sind da schon gut dran und setzen hier auch gerne wieder auf die 2B Consulting.“