Steute löst mit 2B Consulting IBM i Archiv durch d.3ecm ab.

Schnell und effizient arbeiten

  • Steute Schaltgeräte verbessert innerbetriebliche Prozesse durch neues Enterprise Content Management System d.3
  • Umsetzung durch 2B Consulting GmbH aus Nordhorn

Sie sind die Hidden Champions unserer Wirtschaft. Mittelständische Unternehmen, deren Ideen und Produkte um die Welt gehen. Das Unternehmen steute Schaltgeräte aus Löhne in Ostwestfalen ist eine dieser Erfolgsgeschichten. 1961 gegründet, ist steute heute mit seinen 280 Mitarbeitern einer der führenden Hersteller von Schaltgeräten. Im industriellen Bereich und in der Medizintechnik ist in vielen Maschinen in Asien, Amerika und Europa „steute-Technik inside“. „Nahezu jeder elektrische Zahnarztstuhl ist zum Beispiel mit unserer Schalttechnik ausgestattet“, sagt Ulrich Stegmann von steute. Über 16.000 verschiedene Schalter hat steute im Portfolio, darunter auch drahtlose Schalttechnik, die völlig energieautark funktioniert.

 

steutes Vorteil: Das Unternehmen reagiert schnell auf Kundenwünsche und individuelle Anforderungen. Nur 30 Prozent aller Bestellungen sind Standardlösungen, die meisten Auslieferungen sind nach kundenspezifischen Anfragen gefertigt.


Die Anforderung: Schnell sein in allen Bereichen!

„Wir sind schnell im Umgang mit Kunden und bei der Fertigung unserer Produkte, aber im Bereich Content Management stieß unser altes System IBM i Archiv mittlerweile – auch funktionell – an seine Grenzen. Doch natürlich wollten wir auch hier so schnell und effizient arbeiten, wie wir es gewohnt sind. Deshalb waren wir auf der Suche nach einer Software, die neben der digitalen Archivierung auch effizientere Arbeitsprozesse und ein intelligentes Workflowmanagement ermöglicht“, erklärt der Leiter EDV bei steute Ulrich Stegmann.

Zusammen mit dem IT-Experten der 2B Consulting GmbH entschied sich steute Schaltgeräte für d.3 vom Softwarehersteller d.velop AG. „d.3 passte perfekt zu den Anforderungen von steute. Die eingesetzten Funktionen des bestehenden Archives konnten einfach in d.3 nachgestellt werden. Aber auch neue Anforderungen wie die Anbindung des SAP-Systems ließen sich problemlos realisieren“, fasst Andre Bossink die Entscheidung zusammen.


1,8 Millionen Dokumente migriert

Das Team der 2B Consulting GmbH aus Nordhorn kannte die bestehende und neue Lösung aus dem Effeff, sodass sie in kurzer Zeit mit einer selbst programmierten Schnittstelle die über 1,8 Millionen Dokumente aus dem IBM i Archiv in das neue d.3 migrieren konnten. Über den d.3 Client können die steute Mitarbeiter nun nicht nur ihre Dokumente recherchieren, bearbeiten und langzeitstabil und revisionssicher im PDF/A ablegen, sondern auch auf alle SAP Eingangs- und Ausgangsdokumente zugreifen.

d.3 nimmt der Rechnungsstelle Arbeit ab

Für die Zukunft plant steute weitere Workflowprozesse, die das Arbeiten mit dem neuen System noch effizienter machen sollen. „d.3 hat noch viel Luft nach oben. Unsere Kollegen in der Rechnungsstelle sind ausgelastet, ein neu definierter Eingangsrechnungsworkflow soll hier Zeit einsparen und uns viel Arbeit abnehmen. Gemeinsam mit 2B Consulting GmbH arbeiten wir gerade daran, das ausgeklügelte System umzusetzen“, so Stegmann.


Das Projekt auf einen Blick

  • IBM i Archiv wurde durch d.3 abgelöst
  • Migration von ca. 1,8 Mio. Dokumenten aus dem Altarchiv
  • Anbindung SAP R/3 an d.3
  • Revisionssicheren Langzeitspeicher
  • mehrere Scanarbeitsplätze
  • Effizienter Workflows für Eingangsrechnungen (Umsetzungsphase)