Waldemar Behn führt das DMS System d.3ecm zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ein.

Perfekte Teamarbeit auf Knopfdruck

  • Spirituosenhersteller Waldemar Behn GmbH setzt auf Dokumentenmanagement mit d.3ecm
  • Umsetzung durch 2B Consulting GmbH aus Nordhorn

Schon seit dem Jahr 1892 steht der Name Behn für hochwertige Spirituosen. Heute ist das Unternehmen einer der letzten nicht konzernabhängigen Spirituosenhersteller mit internationaler Relevanz: Rund die Hälfte aller Produkte geht ins Ausland. Das schleswig-holsteinische Eckernförde ist die Heimat der Behn-Gruppe. Hier entwickelt das Team Ideen und Marken, die international bekannt sind. So stammen zum Beispiel Produkte wie „Küstennebel“ und der Vodka-Feige-Schnaps „Kleiner Feigling“ aus der Hand des Behn-Teams.


 „Als Mittelständler im Wettbewerb mit den ganz großen Konzernen der Branche gilt es, schnell und perfekt aufgestellt zu sein – und zwar in allen Bereichen.

Für die Behn-Gruppe ist es daher nur konsequent, auch die bestehenden Prozesse in der Verwaltung immer wieder kritisch zu prüfen. Dabei fiel das alte System für Dokumentenmanagement, der IBM Content Manager, durch.

„Soft- und Hardware waren zu behäbig und erneuerungsbedürftig, die Nachfolgelösungen unseres bestehenden Archivs waren für unsere Ansprüche aber wenig zufriedenstellend“, so Jan-Heiner Horst, IT-Leiter der Behn-Gruppe, zu der neben der Spirituosenherstellung auch ein Getränkefachhandel gehört.

Innerhalb eines halben Jahres löste die Behn-Gruppe gemeinsam mit den IT-Experten von 2B Consulting den bestehenden IBM Content Manager ab und setzte damit gleichzeitig auch vollen Aktenschränken, Papierstapeln und vielen lästigen Fußmärschen in die einzelnen Abteilungen ein baldiges Ende.


Vorausgegangen war dieser Entscheidung eine beratungsintensive Planungsphase. Aus zehn spannenden Lösungen kamen zwei Dokumentenmanagementsysteme in die engere Wahl. „Nach einem vierwöchigen Testbetrieb machte schließlich das System d.3edm des deutschen Herstellers d.velop AG das Rennen“, erinnert sich Andre Bossink von 2B Consulting. Die bereits eingesetzten Funktionen des IBM Archivs beherrschte d.3ecm spielend, dazu kamen weitere Features, um die Arbeitsprozesse künftig deutlich komfortabler zu gestalten.

Jan-Heiner Horst: “Wir sind dabei, mit d.3ecm zum Beispiel Abteilungsarchive aufzubauen. Bisher wurden die Abteilungsakten nicht gerne herausgegeben, sondern standen in der entsprechenden Abteilung für Vor-Ort-Sichtungen zur Verfügung. Einsicht zu nehmen, war damit oft sehr umständlich.“

 

Mit dem neuen d.3ecm, können Zugriffsberechtigte jetzt von jedem Arbeitsplatz auf digitale Akten zugreifen und sparen viel Zeit und lange Wege.
Das neue DMS-System ist außerdem bestechend schnell und ermöglicht das schnelle und unkomplizierte Auffinden für jedes digitale Dokument. Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen können ihre Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Zollpapiere oder Bestellungen dank durchdachter Suchmaske mit Volltext-Schlagwortsuche recherchieren, bearbeiten und langzeitstabil und revisionssicher im PDF/A Format ablegen.


Kick-off erzeugte Aufbruchstimmung

Ein neues System kann gut sein, doch wenn die Grundhaltung gegenüber den angedachten Veränderungen bei den Mitarbeitern nicht stimmt, macht die Einführung wenig Sinn, ist Jan-Heiner Horst überzeugt. Gemeinsam mit 2B Consulting lud er deshalb zum Kick-off vor der Einführung ein.

Die IT-Dienstleister aus Nordhorn standen dabei Frage und Antwort und zeigten, welche Mehrwerte die neue Lösung für jeden Einzelnen bietet.

Der reibungslose Übergang vom Altsystem war dabei auch der guten Planung im Vorfeld gemeinsam mit 2B- Consulting geschuldet: Die 5 Millionen Dokumente aus dem Altsystem konnten in kurzer Zeit mit einer von 2B Consulting programmierten Schnittstelle in das neue d.3ecm migriert werden. d.3ecm lief dann für vier Wochen mit der alten IBM-Lösung im Parallelbetrieb. „Das Ergebnis war überzeugend“,  so Jan-Heiner Horst. Denn im Parallelbetrieb hatte sich schnell gezeigt, wie gut das d.3ecm Archivsystem angekommen ist. Nach kurzer Zeit wurde das Altsystem kaum noch genutzt und konnte problemlos und ohne Murren bei allen Kollegen abgeschaltet werden.

Das Projekt auf einen Blick

  • IBM Archiv wurde durch d.3ecm abgelöst
  • Migration von ca. 5 Mio. Dokumenten aus dem Alt-Archiv
  • Anbindung  IBMi ERP an d.3ecm
  • Ein Scanarbeitsplatz (weitere sind geplant)
  • Effiziente Workflows befinden  sich in der Umsetzung